La Fabrique recrute

Office Manager (H/F)

Description de l’employeur
La Fabrique de l’industrie est un think tank créé et soutenu par trois fédérations professionnelles (l’UIMM, France Industrie et le GIM). Elle alimente et encourage la réflexion sur l’industrie et sur ses perspectives. Co-présidée par Louis Gallois et Pierre-André de Chalendar, La Fabrique s’appuie sur un conseil d’orientation comprenant une cinquantaine d’experts (économistes, sociologues, journalistes, entrepreneurs, syndicalistes…) garants de l’ouverture et de la robustesse de ses travaux. La Fabrique a pour ambition de faire connaître largement les travaux et événements qu’elle suscite ou auxquels elle contribue.

Présentation du poste
Nous recherchons un(e) Office manager pour renforcer notre équipe permanente de huit personnes dans cadre d’un remplacement. Sous la coordination du délégué général, vous participez aux différentes missions de La Fabrique.

Vos missions :
ADMINISTRATIF
Assurer l’accueil téléphonique et physique ainsi que le bon fonctionnement des locaux
Prendre en charge la gestion du courrier entrant et sortant
Administrer les boîtes mail institutionnelles
Garantir le suivi et la gestion des commandes auprès des fournisseurs
Mettre à jour et suivre les dossiers du personnel
Mettre à jour des bases de données contacts
Participer à l’organisation des Conseils d’administration et d’orientation et de l’assemblée
générale de l’association
Organiser l’onboarding/outbording des salariés

Organiser le planning éditorial (planning, mobilisation des prestataires, mise à l’office)
Préparer les fichiers d’expédition de nos publications

COMPTABILITE / FINANCE
Être l’interlocuteur privilégié du prestataire comptable en charge d’établir les opérations
comptables et financières
S’assurer de la transmission, de la saisie et de l’affectation des pièces comptables
Être le garant des règlements fournisseurs
Participer au suivi budgétaire, ainsi qu’à l’élaboration des budgets prévisionnels et des
prévisions de clôture
Suivre les indicateurs financiers et tableaux d’avancement
Participer à la préparation du rapport financier

RESSOURCES HUMAINES-SOCIAL
Assurer la tenue des registres et des dossiers du personnel
Gérer les processus d’entrée/sortie du personnel (dossiers, contrats…)
Coordination de la paie externalisée : Transmettre les éléments au cabinet externe,
assurer le suivi et le contrôle de la paie, et des déclarations sociales
Assurer le processus de recrutement avec l’aide du délégué général

Profil recherché
De formation supérieure, vous justifiez d’au moins 5 à 10 années d’expérience en qualité d’Office manager en association ou en PME.
Vous êtes à l’aise à l’écrit comme à l’oral et vous appréciez les environnements où les taches sont très diversifiées. Vous maîtrisez les outils de bureautique (Excel, Word…) et de traitement des données.
Vous savez faire preuve d’organisation et de rigueur, d’autonomie et d’initiative.
Vous aimez travailler en équipe et vous impliquer pour atteindre une performance collective, dans un climat d’entraide.
La maîtrise des outils informatiques en générale et plus particulièrement un savoir-faire en infogérance serait un plus apprécié.

Conditions d’exercice
Lieu de travail : 81 boulevard Saint-Michel, Paris (5 e )

Durée du contrat : CDI
Rémunération envisagée : Salaire à négocier selon expérience (à partir de 35k€), plan
d’épargne entreprise, mutuelle prise en charge à 90%.
Prise de fonction : dès que possible
Envoyer votre curriculum vitae et lettre de motivation à sharif.abdat@la-fabrique.fr